Di dalam ruang rapat tersebut, para peserta rapat; para kepala sekolah SMK, dilarang membawa ponsel. Dan meminta para peserta rapat meletakkan atau menyimpan ponsel miliknya di luar ruangan. 

Selama berlangsungnya rapat. Aan menambahkan, tersangka Syaiful Rachman memberikan instruksi khusus agar proses pembelian rangka atap dan mebeler dapat dilakukan secara kolektif kepada tersangka Eny Rustiana. 

"Dalam acara tersebut, para kepala sekolah dikumpulkan oleh kepala dinas, yang pada waktu saat itu. Dihimbau oleh kadis HP untuk dikeluarkan atau tidak dimasukkan ke dalam ruang rapat tersebut. Kadis menyampaikan terkait pengadaan atap dan mebeler, nanti dikelola oleh saudara ER," katanya dalam jumpa pers di Ruang Pertemuan Gedung Ditreskrimsus Mapolda Jatim, Kamis (3/8/2023).