6 Keuntungan Menggunakan Aplikasi Payroll Serta Rekomendasinya

TRIBUNJATIM.COM - Di era teknologi yang semakin canggih seperti saat ini, semakin banyak teknologi baru bermunculan. Inovasi di bidang teknologi tersebut melahirkan banyak aplikasi canggih yang dapat membantu segala urusan dan pekerjaan manusia. Aplikasi yang dihasilkan terbukti mampu membuat pekerjaan manusia menjadi lebih efisien, efektif dan terdigitalisasi.

Salah satu aplikasi yang merupakan hasil inovasi dari perkembangan teknologi dewasa ini adalah perangkat lunak absensi yang digunakan di sebuah perusahaan dalam mendata absensi, kinerja, dan hal administrasi lainnya.

Seperti halnya penggunaan software perkantoran lainnya, semisal software absensi online, penggunaan software untuk payroll alias payroll secara online akan sangat menguntungkan perusahaan. Cepat dan praktis, software tersebut juga membuat pengumpulan semua data yang berkaitan dengan penggajian jadi lebih mudah bagi personel bagian personalia atau HR.

Pengelolaan payroll secara in-house atau manual barangkali masih dipilih oleh beberapa perusahaan yang ukurannya lebih kecil dan punya sedikit karyawan. Akan tetapi, coba bayangkan jika perusahaan dengan total karyawan yang mencapai ratusan atau bahkan ribuan masih harus menggunakan metode penggajian manual!

Pasti repot, makan banyak waktu dan biaya, serta lamban, bukan? Dan besar kemungkinan terjadi kekeliruan yang bisa mengakibatkan keterlambatan pembayaran gaji, yang pasti merugikan karyawan maupun perusahaan.

Aplikasi Payroll di Indonesia

Aplikasi payroll adalah merupakan salah satu hal yang sangat penting dalam pengoperasian sebuah bisnis. Gaji atau upah karyawan yang adil serta bonus lainnya yang didapat dari bekerja pada perusahaan memang sangat krusial. Ada beberapa hal penting yang harus dipahami tentang aplikasi payroll. Di antaranya adalah sebagai berikut:

1. Hal pertama yang harus dipahami adalah mengetahui hak-hak dasar karyawan apa saja yang akan diterima. Hak-hak tersebut meliputi waktu kerja, upah, jaminan perlindungan sosial, cuti, tunjangan, dan upah lembur.

2. Insentif merupakan upah yang didapatkan karyawan sebagai bentuk penghargaan, di luar dari upah wajib atau upah yang biasanya diterima. Insentif akan diberikan sesuai dengan performa setiap karyawan.

3. Jaminan perlindungan sosial (BPJS Ketenagakerjaan) akan diberikan kepada karyawan selama bekerja di perusahaan dan juga pada saat pensiun. Asuransi jiwa juga termasuk di dalamnya.

4. Asuransi kesehatan karyawan harus dibayar oleh kedua pihak, yaitu oleh karyawan dan perusahaan. Biasanya karyawan akan menerima tunjangan kelas tipe II, tergantung oleh kebijakan atau peraturan perusahaan.

5. Perusahaan harus membayar dan melaporkan pajak mereka, baik secara bulanan maupun tahunan. Pajak bulanan meliputi Pajak penghasilan badan (PPh 25) dan Pajak penghasilan perorangan/individu (PPh 21). Di sisi lain, pajak tahunan adalah Pajak Penghasilan Badan, dan Pajak Penghasilan perorangan.

6. Perusahaan harus memberikan kesempatan bagi karyawannya untuk mengambil hak cuti dengan tidak memotong upah wajib karyawan, sesuai dengan peraturan yang berlaku.

Keuntungan Menggunakan Aplikasi Payroll

Nah, apabila bisnis Anda saat ini tengah mempertimbangkan untuk beralih ke software aplikasi payroll, berikut ini adalah beberapa keuntungan utama yang perlu dipertimbangkan dan dapat dirasakan dengan perubahan sistem tersebut. Selamat membaca dan semoga bermanfaat!

1. Aplikasi payroll Mampu Meningkatkan Efisiensi

Ketika Anda masih menggunakan aplikasi payroll secara manual, ada banyak proses yang perlu dikerjakan setidaknya oleh satu orang. Contohnya pemindahan data, perhitungan jam kerja, pajak dan tunjangan, absensi, pembuatan formulir pajak, kas bon, dan pembuatan daftar transfer. Untuk payroll satu karyawan saja, bayangkan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya! Kemudian, kalikan dengan total jumlah seluruh karyawan, plus waktu yang dihabiskan untuk koreksi jika terjadi kesalahan. Sebab, risiko human error pasti selalu ada.

Jika jumlah karyawannya sedikit, bahkan hanya belasan, cara manual seperti itu barangkali masih bisa diandalkan. Akan tetapi, lain cerita untuk perusahaan dengan jumlah karyawan yang lebih banyak, yang artinya semua proses tersebut jelas akan memakan terlalu banyak waktu.

Dengan menggunakan software online untuk proses persiapan payroll, semua proses tersebut dapat dirangkum dengan mudah. Biasanya, Anda hanya perlu mengklik beberapa kali saja untuk membuat persetujuan, atau bahkan tak perlu melakukan apa-apa karena sistem akan menjalankannya secara otomatis! Jadi, bayangkan saja berapa banyak waktu yang bisa dihemat!

2. Untuk Memperbaiki Manajemen Karyawan

Karena banyak tugas dari proses persiapan payroll secara manual yang bisa ditekan waktunya dengan penggunaan aplikasi payroll Indonesia, maka ada lebih banyak waktu yang dimiliki perusahaan untuk bisa dialokasikan ke proses bisnis yang lainnya.

Dengan begitu, pegawai bagian personalia pun bisa memanfaatkan waktu tersebut untuk melakukan pekerjaan lain yang tak kalah mendesak. Akhirnya, produktivitas karyawan meningkat, pun halnya dengan produktivitas perusahaan secara keseluruhan!

Di samping itu, proses persiapan payroll yang jadi jauh lebih ringkas ini dapat meningkatkan efisiensi perusahaan dengan menghapus posisi atau pekerjaan yang tak lagi produktif.

3. Menekan Risiko Terjadinya Kesalahan

Seperti yang sudah disinggung sebelumnya, faktor human error adalah risiko yang dijamin selalu ada dalam sistem yang masih bersifat manual. Karena itu, hampir selalu dipastikan kalau ada banyak waktu yang dihabiskan dalam menjalankan suatu tugas secara manual, karena ada waktu yang dibuang untuk memperbaiki kesalahan tersebut. Padahal, kesalahan yang terjadi bisa mengakibatkan keterlambatan pembayaran gaji yang mengganggu karyawan dan berdampak negatif pada perusahaan, seperti mogok kerja dan penurunan produktivitas.

Dengan aplikasi payroll, perusahaan pun bukan hanya bisa meringkas dan mempercepat proses persiapan payroll, tapi juga meningkatkan akurasinya. Karena data yang terintegrasi di dalam sebuah sistem dan saling terhubung, maka pengecekan tak perlu dilakukan sama sekali. Kalaupun dibutuhkan, perusahaan hanya perlu mengklik beberapa kali untuk pengecekan. Kesalahan dalam rekapitulasi secara manual pun bisa dihapus sepenuhnya.

4. Memberikan Akses bagi Karyawan untuk Meng-update Data Gaji Terbaru

Dengan software online payroll, maka karyawan biasanya diberi akses dan izin oleh perusahaan untuk mengecek data gaji terbaru. Bukan hanya itu, ada beberapa software yang juga memberikan akses untuk sejarah gaji selama kurun waktu tertentu.

Dan karena menggunakan software, maka pengecekan pun bisa dilakukan dengan sangat mudah lewat smartphone atau perangkat mobile lain yang terhubung ke internet. Transparansi dan kemudahan akses ini tentu dapat mendorong peningkatan kepuasan karyawan dan menghemat waktu perusahaan, terutama departemen HR atau personalia.

5. Meningkatkan Kepatuhan Perusahaan Terhadap Regulasi Penggajian

Dalam mempersiapkan gaji karyawan, perusahaan tidak bisa sekadar memberikan uang kepada karyawan yang bersangkutan. Hal ini dikarenakan adanya berbagai regulasi penting yang wajib dipatuhi perusahaan, seperti gaji, tunjangan, atau asuransi tenaga kerja. Lalai sedikit saja, perusahaan pun dapat terkena dampak negatif karena dianggap melanggar peraturan, termasuk jika terlambat mengadopsi peraturan terbaru.

Risiko demikian dapat diminimalisir dan bahkan dihapus seluruhnya dengan penggunaan software online payroll. Akan tetapi, Anda juga perlu mencermati bahwa aplikasi payroll memang sudah sesuai dengan regulasi yang berlaku, atau bahkan peraturan yang terbaru. Sebab, dengan begitu maka proses persiapan payroll pun bisa dijalankan sesuai dengan peraturan yang berlaku tersebut.

6. Meningkatkan Efisiensi Biaya

Anda barangkali masih beranggapan bahwa penggunaan aplikasi payroll tidak ekonomis karena Anda harus mengeluarkan biaya tertentu untuk mendapatkan dan menggunakan layanan software tersebut. Akan tetapi, biaya untuk software masih jauh lebih kecil jika dibandingkan dengan biaya atau bahkan kerugian yang harus ditanggung karena inefisiensi yang timbul lantaran penggunaan aplikasi payroll manual yang repot dan membuang banyak waktu.

Jadi, tingkatkan produktivitas perusahaan dengan pemanfaatan teknologi software online payroll, seperti yang ditawarkan oleh Talenta by Mekari. Dengan harga terjangkau, sistem terintegrasi, dan kemudahan dalam penggunaan, perusahaan Anda pun bisa melangkah lebih dekat menuju kesuksesan!

Talenta adalah salah satu merk HRIS (human resources information system), yakni software (perangkat lunak) untuk manajemen sumber daya manusia. Software HRIS biasanya bertujuan mengurangi beban kerja administrasi di bidang penggajian, perpajakan karyawan, absensi, dan performance appraisal.

Selain itu, Talenta juga menyediakan fitur mobile friendly yang disebut mobile employee-self service yang dapat memudahkan karyawan untuk mengakses Talenta melalui smartphone atau gadget masing-masing. Fitur-fitur yang disediakan Talenta juga dilengkapi dengan detail-detail sehingga memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan. Misalnya, pada fitur payroll, komponen seperti bonus, tunjangan, pajak, insentif, dan lain-lain ditambahkan. Dengan demikian perhitungan akan menjadi lebih efisien dan efektif. Untuk mengakses Talenta dapat melalui link berikut ini https://www.talenta.co/fitur/aplikasi-payroll/

Kelebihan Talenta by Mekari:

1. Fitur yang Disajikan Sangat Berlimpah

Keunggulan dari Talenta By Mekari ini salah satunya adalah fitur yang dibawakan sangat banyak dan berlimpah. Mulai dari pinjaman tunai, halaman recruitment, halaman cuti custom, hingga pengumuman karyawan pun disediakan oleh Talenta By Mekari ini, berikut ini detail fiturnya:

- Fitur payroll, fitur ini membantu perusahaan menghitung dan bisa membayar payroll karyawan secara otomatis setiap bulannya. Proses payroll lebih efektif dan efisien karena tidak harus dilakukan di kantor.

- Fitur manajemen waktu, maka tim HR perusahaan bisa dengan mudah melakukan otomatisasi proses cuti karyawan dan lemburan yang dilakukan.

- Fitur absensi mobile, maka seluruh karyawan bisa melakukan absensi dengan mudah kapan dan dimana saja. Dan fitur ini juga memudahkan tim HR dalam melakukan pengawasan pada absensi karyawan sewaktu-waktu.

- Fitur database karyawan, dapat membantu HR dalam melakukan pengelolaan data dan informasi terkait karyawan. Mulai dari data personal, informasi tunjangan, hingga fasilitas yang berhak diterima karyawan sesuai kontrak kerjanya.

2. Kostumisasi yang Sangat Terperinci

Semua hal yang diatur di dalam Talenta diatur secara sangat terperinci, Di sini bahkan bisa membuat rumus cuti sendiri dan rumus denda sendiri.

3. Tim Support yang Efektif dan Responsive

Apalagi untuk kondisi sekarang ini di mana karyawan lebih sering work from home (WFH), menggunakan Talenta tentu akan sangat membantu dalam hal pengkondisian karyawan dengan sistem otomatisnya yang akan sangat membantu perusahaan.

Dengan adanya fitur-fitur ini, maka tentu saja pengelolaan sumber daya di dalam perusahaan jauh lebih baik dan lebih optimal. Talenta dapat diakses dengan mudah di https://www.talenta.co/fitur/aplikasi-payroll/. Tunggu apa lagi? Coba Talenta sekarang juga.